Kανονισμός Πιστοποίησης 


1. ANTIKEIMENO

O παρών Κανονισμός Πιστοποίησης αφορά τις διαδικασίες που εφαρμόζει η Δelta Cert για την αξιολόγηση και πιστοποίηση των Συστημάτων Διαχείρισης [Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Τροφίμων σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο EN ISO 22000, Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας σύμφωνα με το Διεθνές Πρότυπο EN ISO 9001]. H συνολική διαχείριση και η χορήγηση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης ικανοποιεί τις απαιτήσεις του Προτύπου ISO 17021-1, καθώς και του Φορέα Διαπίστευσης.

Το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης είναι το έγγραφο που υποδηλώνει ότι η πιστοποιηθείσα επιχείρηση/οργανισμός έχει τεκμηριώσει, εφαρμόσει και τηρεί Σύστημα Διαχείρισης σε σχέση με τις προδιαγεγραμμένες για αυτό απαιτήσεις.

Το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης του Συστήματος Διαχείρισης δεν συνδέεται με κανένα τρόπο με την αξιολόγηση και πιστοποίηση των παραγόμενων προϊόντων. Συνεπώς δεν είναι πιστοποιητικό συμμόρφωσης προϊόντων και δεν πρέπει να συγχέεται με αυτό ούτε να χρησιμοποιείται ως τέτοιο.

2. ΟΡΟΙ - ΣΥΝΤΟΜΟΓΡΑΦΙΕΣ

Βλέπε Παράρτημα 1

3. ΧΟΡΗΓΗΣΗ ΚΑΙ ΔΙΑΤΗΡΗΣΗ ΤΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ ΣΥΣΤΗΜΑΤΟΣ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ

3.1 ΑΙΤΗΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ

Οι επιχειρήσεις/οργανισμοί που επιθυμούν να πιστοποιήσουν το Σύστημα Διαχείρισης τους απευθύνονται στη Δelta Cert και συμπληρώνουν την Αίτηση Πιστοποίησης που τους αποστέλλεται από τη Γραμματεία μαζί με τα δικαιολογητικά που αναφέρονται στην αίτηση. Η ίδια Αίτηση Πιστοποίησης συμπληρώνεται επίσης στην περίπτωση πολλαπλών θέσεων πιστοποίησης (multi-site), επέκτασης ή τροποποίησης του πεδίου πιστοποίησης, αλλαγής έδρας και συνδυασμένων πιστοποιήσεων (combined/joined) και επιθεωρήσεων μετάβασης.

Αφού επιστραφεί, συμπληρωμένο, η Αίτηση Πιστοποίησης από την επιχείρηση/οργανισμό, ενημερώνεται ο Τεχνικός Ελέγχου (Contract reviewer) ο οποίος ελέγχει εάν η Δelta Cert έχει την ικανότητα να εκτελέσει το έργο της πιστοποίησης αναφορικά με το αντικείμενο της επιδιωκόμενης πιστοποίησης, την έδρα των παραγωγικών δραστηριοτήτων της επιχείρησης/οργανισμού και οποιεσδήποτε ειδικές απαιτήσεις. Το αποτέλεσμα της ανασκόπησης καταγράφεται/ καταχωρείται στο ρεπόρτ της τεχνικής ανασκόπησης.

Σε περίπτωση που η Δelta Cert δεν δύναται να αναλάβει την πιστοποίηση ενημερώνεται η επιχείρηση/οργανισμός και η διαδικασία διακόπτεται, από τη Γραμματεία.

Εφόσον η Δelta Cert δύναται να αναλάβει την πιστοποίηση συντάσσεται Οικονομική Προσφορά από τη Γραμματεία. Για τον υπολογισμό των ανθρωποημερών από τη Γραμματεία ή τους Τεχνικούς Ελέγχου, ο Φορέας Πιστοποίησης χρησιμοποιεί συγκεκριμένες διαδικασίες, σε πλήρη συμμόρφωση με τα οριζόμενα από τους Κανόνες Διαπίστευσης. Η αποδοχή της Οικονομικής Προσφοράς από την επιχείρηση/οργανισμό αποτελεί συγχρόνως και Συμφωνητικό Συνεργασίας.

Αυτό το έγγραφο είναι μια νομικά δεσμευτική συμφωνία με κάθε επιχείρηση/οργανισμό για την παροχή των δραστηριοτήτων πιστοποίησης σύμφωνα με τις σχετικές απαιτήσεις. Επιπλέον, όπου υπάρχουν υποκαταστήματα ενός φορέα πιστοποίησης ή πολλαπλές τοποθεσίες της επιχείρησης/οργανισμού, ο φορέας πιστοποίησης πρέπει να εξασφαλίσει ότι υπάρχει μια νομικά εκτελεστή συμφωνία μεταξύ του φορέα πιστοποίησης και του επιχείρηση/οργανισμό που καλύπτει όλες τις περιοχές εντός του πεδίου εφαρμογής (υπογεγραμμένη Αποδοχή Προσφοράς-Συμφωνητικό Συνεργασίας).

3.2 ΣΥΓΚΡΟΤΗΣΗ ΟΜΑΔΑΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ

Μετά την υπογραφή της Αποδοχή Προσφοράς-Συμφωνητικό Συνεργασίας από την επιχείρηση/οργανισμό ο υπεύθυνος Τεχνικού Ελέγχου επιλέγει την Ομάδα Επιθεώρησης που θα επιτελέσει την επιθεώρηση έτσι ώστε:

  • να είναι απαλλαγμένη από οποιοδήποτε συμφέρον, που μπορεί να την αναγκάσει να ενεργήσει διαφορετικά από έναν αμερόληπτο ή χωρίς διακρίσεις τρόπο, για παράδειγμα: α) τα μέλη της ομάδας επιθεώρησης δεν πρέπει να έχουν προσφέρει συμβουλευτικές υπηρεσίες στην επιχείρηση/οργανισμό, β) τα μέλη της ομάδας επιθεώρησης δεν πρέπει να έχει κανένα προηγούμενο ή προβλεπόμενο δεσμό με τον επιχείρηση/οργανισμό, γ) τα μέλη της ομάδας δεν πρέπει να έχουν οποιαδήποτε σχέση με ανταγωνιστική προς την επιχείρηση/οργανισμό.
  • να έχει πλήρη γνώση της σχετικής μεθόδου αξιολόγησης και των εγγράφων αξιολόγησης,
  • να είναι εξοικειωμένη με τους ισχύοντες νομικούς κανονισμούς και τις διαδικασίες πιστοποίησης/ ελέγχου,
  • να είναι ικανή και να επικοινωνεί αποτελεσματικά, τόσο σε γραπτό όσο και σε προφορικό λόγο στην απαιτούμενη γλώσσα,
  • να έχει την κατάλληλη τεχνική γνώση των ειδικών δραστηριοτήτων για τις οποίες επιδιώκεται η πιστοποίηση ή ο έλεγχος, και, κατά περίπτωση των σχετικών διαδικασιών και της πιθανότητας αποτυχίας τους,
  • να διαθέτει έναν επαρκή βαθμό κατανόησης, ώστε να διενεργήσει μία αξιόπιστη αξιολόγηση της ικανότητας του προμηθευτή να παρέχει προϊόντα, διεργασίες και υπηρεσίες στο αντικείμενο της πιστοποίησης/ ελέγχου του.

Όταν κοινοποιηθεί στην επιχείρηση/οργανισμό η σύνθεση της Ομάδας Επιθεώρησης και ο χρονικός προγραμματισμός, η επιχείρηση/οργανισμός έχει το δικαίωμα να ζητήσει γραπτώς και με την κατάλληλη αιτιολόγηση την αντικατάσταση μέλους ή μελών της Ομάδας Επιθεώρησης ή αλλαγή των ημερομηνιών επιθεώρησης. Σε τέτοιες περιπτώσεις ο Γενικός Διευθυντής επανακαθορίζει την Ομάδα Επιθεώρησης ή τον χρονικό προγραμματισμό της.

Ο Φ.Π. καθορίζει τα κριτήρια της επιθεώρησης. Τα κριτήρια επιθεώρησης και ο σκοπός επιθεώρησης, συμπεριλαμβανομένων τυχόν αλλαγών, καθορίζονται από τον Φ.Π μετά από συζήτηση με τον πελάτη.

Η Ομάδα Επιθεώρησης αποτελείται από τον Επικεφαλής Επιθεωρητή, τον Επιθεωρητή και εφόσον απαιτείται από Τεχνικούς Εμπειρογνώμονες.

Ο ρόλος των Τεχνικών Εμπειρογνωμόνων κατά τη διάρκεια μιας επιθεώρησης θα πρέπει να συμφωνηθεί μεταξύ του επιχείρηση/οργανισμό και του φορέα πιστοποίησης πριν από τη διεξαγωγή της επιθεώρησης. Ένας Τεχνικός Εμπειρογνώμονας δεν ενεργεί ως Επιθεωρητής και θα πρέπει να συνοδεύεται από ένα Επιθεωρητή. Οι Τεχνικοί Εμπειρογνώμονες μπορούν να παρέχουν συμβουλές στην Ομάδα Επιθεώρησης για την προετοιμασία, το σχεδιασμό ή ελέγχου.

Ανάλογα με την περίπτωση, ο ελεγχόμενος μπορεί επίσης να λειτουργήσει ως συνοδός.

Για τον ορισμό των μελών της Ομάδας Επιθεώρησης ο Φορέας χρησιμοποιεί συγκεκριμένες διαδικασίες, σε πλήρη συμμόρφωση με τα οριζόμενα από τους Κανόνες Διαπίστευσης.

Στην Ομάδα Επιθεώρησης δύναται να συμμετέχουν και άλλα μέλη όπως παρατηρητές για εκπαιδευτικούς λόγους (εκπαιδευμένοι επιθεωρητές ή άλλο), διερμηνείς, αξιολογητές του Φορέα Πιστοποίησης κτλ., με τη σύμφωνη γνώμη του επιθεωρούμενου.

3.3 ΔΙΕΞΑΓΩΓΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ

3.3.1 ΑΡΧΙΚΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ

Για τον πλήρη κύκλο πιστοποίησης Ο Φορέας Πιστοποίησης συντάσσει ένα πρόγραμμα ελέγχου για να προσδιορίσει με σαφήνεια τις δραστηριότητες επιθεώρησης που απαιτούνται για να αποδεδειχθεί ότι το Σύστημα Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού πληροί τις απαιτήσεις για την πιστοποίηση με το επιλεγμένο Πρότυπο. Το πρόγραμμα ελέγχου για τον κύκλο πιστοποίηση καλύπτει τις πλήρεις απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης.

Το πρόγραμμα ελέγχου για την Αρχική Πιστοποίηση περιλαμβάνει δύο Στάδια, Επιθεωρήσεις Επιτήρησης στο πρώτο και το δεύτερο έτος μετά την Απόφαση Πιστοποίησης και μια Επιθεώρηση Επαναπιστοποίησης στο τρίτο έτος πριν από τη λήξη της πιστοποίησης.

Ο πρώτος κύκλος πιστοποίησης τριών ετών αρχίζει με την Απόφαση Πιστοποίησης. ΟΙ επόμενοι κύκλοι αρχίζουν με την Απόφαση Επαναπιστοποίησης. Ο προσδιορισμός του προγράμματος ελέγχου και τυχόν μεταγενέστερες προσαρμογές λαμβάνουν υπόψη το μέγεθος της επιχείρησης/οργανισμό, το εύρος και την πολυπλοκότητα του Συστήματος Διαχείρισης, τα προϊόντα και τις διαδικασίες του, καθώς και το επίπεδο της αποτελεσματικότητας του και τα αποτελέσματα των τυχόν προηγούμενων ελέγχων.

Πρόσθετα στοιχεία που μπορούν να ληφθούν υπόψη κατά την ανάπτυξη ή την αναθεώρηση ενός προγράμματος ελέγχου, ίσως πρέπει επίσης να αντιμετωπιστούν κατά τον καθορισμό του πεδίου εφαρμογής της επιθεώρησης και την ανάπτυξη του προγράμματος επιθεώρησης, όπως π.χ.: καταγγελίες, αλλαγές στις απαιτήσεις πιστοποίησης, αλλαγές στις νομικές απαιτήσεις, αλλαγές στις απαιτήσεις διαπίστευσης, ανατροφοδότηση των ενδιαφερομένων μερών. Αν καθορίζεται από το σχήμα πιστοποίησης διαφορετικά, ο κύκλος πιστοποίησης μπορεί να είναι διαφορετικός από τρία χρόνια.

Σε περίπτωση που ο Φορέας Πιστοποίησης αναλαμβάνει μια επιχείρηση/οργανισμό από άλλο Φορέα Πιστοποίησης, θα πρέπει να διατηρεί επαρκή αποδεικτικά στοιχεία, όπως εκθέσεις και έγγραφα σχετικά με διορθωτικές ενέργειες, σε οποιαδήποτε μη συμμόρφωση. Ο Φορέας Πιστοποίησης, με βάση τις πληροφορίες που λαμβάνονται, θα πρέπει να δικαιολογήσει και να καταγράψει τυχόν προσαρμογές στο υπάρχον πρόγραμμα ελέγχου και παρακολούθησης της υλοποίησης των διορθωτικών ενεργειών που αφορούν προηγούμενες περιπτώσεις μη συμμόρφωσης.

Σε περίπτωση που η επιχείρηση/οργανισμός λειτουργεί σε βάρδιες, οι δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα κατά τη διάρκεια τους θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη κατά την ανάπτυξη των σχεδίων του προγράμματος ελέγχου και του προγράμματος επιθεώρησης.

3.3.1.1 ΣΤΑΔΙΟ 1

Η επιθεώρηση Σταδίου 1 πραγματοποιείται με σκοπό α) να αναθεωρήσει τις τεκμηριωμένες πληροφορίες του συστήματος διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού, β) να αξιολογηθούν οι ειδικές συνθήκες λειτουργίας της επιχείρησης/οργανισμού και να προβεί σε συζητήσεις με το προσωπικό της επιχείρησης/οργανισμού να καθορίσει την ετοιμότητα για το Στάδιο 2, γ) να επανεξετάζει την κατάσταση και την κατανόηση της επιχείρησης/οργανισμού σχετικά με τις απαιτήσεις του προτύπου, ιδίως σε σχέση με τον προσδιορισμό των βασικών επιδόσεων ή σημαντικές πτυχές, τις διαδικασίες, τους στόχους και τη λειτουργία του Συστήματος Διαχείρισης, δ) να ληφθούν οι απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το πεδίο εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης, συμπεριλαμβανομένων: των θέσεων της επιχείρησης/οργανισμού, των διαδικασιών και του εξοπλισμού που χρησιμοποιείται, τις εφαρμοστέες νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, ε) να επανεξετάσει την κατανομή των πόρων για το Στάδιο 2 και να συμφωνήσουν τις λεπτομέρειες του Σταδίου 2 με την επιχείρηση/οργανισμό, στ) να παρέχει μια εστίαση για το σχεδιασμό του Σταδίου 2 αποκτώντας μια επαρκή κατανόηση της λειτουργίας του Συστήματος Διαχείρισης ζ) να αξιολογήσει εάν οι εσωτερικές επιθεωρήσεις και η διαχείριση τους σχεδιάζονται και εκτελούνται, καθώς και ότι το επίπεδο της εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης τεκμηριώνει ότι η επιχείρηση/οργανισμός είναι έτοιμη για το Στάδιο 2. Το Σταδίου 1 διεξάγεται στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης/ οργανισμού. Η διενέργεια του Σταδίου 1 για τα Συστήματα Διαχείρισης διενεργείται πάντα επιτόπια στον πελάτη. Ωστόσο σε εξαιρετικές περιπτώσεις μέρος του Σταδίου 1 μπορεί να πραγματοποιηθεί εκτός επιχείρησης (off site), π.χ. για την περίπτωση πολύ απομακρυσμένης εγκατάστασης, σύντομης εποχικής δραστηριότητας κτλ.

Η επιχείρηση/οργανισμός αποστέλλει στη Δelta Cert την σχετική τεκμηρίωση: ISO 22000: Άδειες λειτουργίας, Διαδικασίες Συστήματος, Σχετική Νομοθεσία, Διαγράμματα Ροής, Σχέδιο Ελέγχου Κινδύνων: HACCP/ OPRP και για το ISO 9001: Άδειες Λειτουργίας, Διαδικασίες Συστήματος, Σχετική Νομοθεσία, Ενδιαφερόμενα Μέρη, Ανάλυση επικινδυνότητας, Δείκτες Παρακολούθησης Διεργασιών). Η τεκμηρίωση ελέγχεται από την Ομάδα Επιθεώρησης και στην συνέχεια αρχειοθετείται στο αρχείο της Δelta Cert.

Σε κάθε περίπτωση ο συνολικός χρόνος επιθεώρησης στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης/οργανισμού δεν δύναται να είναι μικρότερος από το 80% του συνολικού χρόνου επιθεώρησης.

Από την επιθεώρηση Σταδίου 1 προκύπτουν ευρήματα τα οποία αποτυπώνονται στην Έκθεση Επιθεώρησης Σταδίου 1 και αποστέλλονται στην επιχείρηση/οργανισμό πριν την διεξαγωγή της επιθεώρησης Σταδίου 2.

Στην περίπτωση που η επιθεώρηση Σταδίου 1 δεν έχει μη συμμορφώσεις, η Ομάδα Επιθεώρησης και η ημερομηνία ή οι ημερομηνίες επιθεώρησης Σταδίου 2 κοινοποιούνται απ'ευθείας (πρόγραμμα επιθεώρησης) προς την επιχείρηση/οργανισμό. Σε περίπτωση ύπαρξης μη συμμορφώσεων, θα πρέπει να γίνει άρση μέχρι τη διεξαγωγή της επιθεώρησης του Σταδίου 2 (μέγιστος χρόνος μεταξύ Σταδίου 1- Σταδίου 2 είναι οι 6 μήνες).

Όταν κοινοποιηθεί η σύνθεση της Ομάδας Επιθεώρησης και ο χρονικός προγραμματισμός, η επιχείρηση/οργανισμός έχει το δικαίωμα να ζητήσει γραπτώς και με την κατάλληλη αιτιολόγηση, την αντικατάσταση μέλους ή μελών της Ομάδας Επιθεώρησης ή αλλαγή των ημερομηνιών επιθεώρησης. Σε τέτοιες περιπτώσεις ο Γενικός Διευθυντής επανακαθορίζει την Ομάδα Επιθεώρησης ή τον χρονικό προγραμματισμό της επιθεώρησης.

3.3.1.2 ΣΤΑΔΙΟ 2

Ο σκοπός της επιθεώρησης του Σταδίου 2 είναι να αξιολογήσει την εφαρμογή, περιλαμβανομένης της αποτελεσματικότητας, του Συστήματος Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού. Το Στάδιο 2 διενεργείται πάντα στις εγκαταστάσεις της επιχείρησης/οργανισμού και περιλαμβάνει κατ' ελάχιστο α) πληροφορίες και τεκμήρια σχετικά με τη συμμόρφωση σε όλες τις απαιτήσεις του Συστήματος Διαχείρισης, β) τη διενέργεια παρακολούθησης, μέτρησης, αναφοράς και ανασκόπησης των αντικειμενικών σκοπών και στόχων, γ) τη συμμόρφωση με τις νομοθετικές και κανονιστικές απαιτήσεις, δ) το λειτουργικό έλεγχο των διεργασιών της επιχείρησης/οργανισμού, ε) τις εσωτερικές επιθεωρήσεις και την ανασκόπηση της διοίκησης, στ) την ευθύνη της διοίκησης και την πολιτική της επιχείρησης/οργανισμού και ζ) τη συσχέτιση μεταξύ των κανονιστικών απαιτήσεων και των υπευθυνοτήτων/ αρμοδιοτήτων του προσωπικού, τις διεργασίες και τις διαδικασίες.

Ο Επικεφαλής Επιθεωρητής, εξηγεί το σκοπό της Επιθεώρησης και τη μέθοδος υλοποίησής της (τρόποι πρόσβασης στις εργασίες, στην τεκμηρίωση, στο προσωπικό, διασφάλιση εχεμύθειας) και συμφωνείται το χρονοδιάγραμμα.

Ακολούθως, ελέγχεται η αποκατάσταση των παρατηρήσεων από τον έλεγχο της τεκμηρίωσης, και διεξάγεται η επιθεώρηση στα διάφορα τμήματα, πάντα με τη συνοδεία ενός αντιπροσώπου της επιχείρησης/οργανισμού.

Επιθεωρούνται τα ''υποχρεωτικά στοιχεία'' (Πολιτική Ποιότητας και Στόχοι, Ανασκοπήσεις από τη Διοίκηση, Εσωτερικές Επιθεωρήσεις, Διορθωτικές κτλ) και οι διάφορες δραστηριότητες της εταιρείας στο μεγαλύτερο δυνατό εύρος έτσι ώστε να διαπιστωθεί αν το σύστημα υπάρχει, εφαρμόζεται και είναι αποτελεσματικό.

Σημειώνεται ότι για να διενεργηθεί η αρχική επιθεώρηση απαιτείται η πλήρης εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης για τρεις (3) τουλάχιστον μήνες, η διενέργεια μίας τουλάχιστον πλήρους εσωτερικής επιθεώρησης και η διενέργεια μίας τουλάχιστον ανασκόπησης του συστήματος από τη Διοίκηση της επιχείρησης/οργανισμού. Σε περιπτώσεις που η εφαρμογή

Κατά τη διάρκεια μίας επιθεώρησης τα διάφορα ευρήματα κατατάσσονται στις κάτωθι κατηγορίες:

  • Κύριες Μη Συμμορφώσεις
  • Δευτερεύουσες Μη Συμμορφώσεις
  • Παρατηρήσεις προς βελτίωση

Σε περίπτωση που εντοπιστούν κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης Μη Συμμορφώσεις η Δelta Cert καλεί την επιχείρηση/οργανισμό ώστε αυτός να σχολιάσει την έκθεση και να περιγράψει τις συγκεκριμένες ενέργειες που θα λάβει ή που προγραμματίζει να λάβει εντός ενός καθορισμένου χρόνου, ώστε να αποκαταστήσει οποιαδήποτε μη συμμόρφωση, καθώς και για να τον πληροφορήσει για την ανάγκη πλήρους η μερικής επαναξιολόγησης ή κατά πόσο θα θεωρηθεί επαρκής η γραπτή τεκμηρίωση, που θα επιβεβαιωθεί κατά την διάρκεια της επιτήρησης.

Αν κατά τα πρώτα στάδια της επιθεώρησης εντοπισθούν σοβαρά προβλήματα, δηλαδή το Σύστημα Διαχείρισης της επιχείρησης δεν συμμορφώνεται σε μεγάλη έκταση με τις απαιτήσεις του προτύπου, ο Επικεφαλής Επιθεωρητής το αναφέρει στον εκπρόσωπο της Διοίκησης αμέσως.

Στην περίπτωση αυτή, με εκατέρωθεν συμφωνία, η επιθεώρηση είτε συνεχίζεται ως προκαταρκτική επιθεώρηση ή διακόπτεται για να δοθεί στην επιχείρηση/οργανισμό χρόνος να αποκαταστήσει τις Μη Συμμορφώσεις.

Μετά το τέλος της επιθεώρησης συντάσσονται τα έντυπα Μη συμμορφώσεων (αν υπάρχουν) και τα οποία συνυπογράφονται υποχρεωτικά από τον εκπρόσωπο της επιχείρησης/οργανισμού σε θέματα ποιότητας.

Άρνηση υπογραφής από τον εκπρόσωπο της Διοίκησης συνεπάγεται αρνητική εισήγηση στον Υπεύθυνο Πιστοποίησης για τη χορήγηση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης και δεν απαλλάσσει την επιχείρηση/οργανισμό από το σχετικό κόστος.

Σε περίπτωση όμως μη αποδοχής μεμονωμένης Μη Συμμόρφωσης από τον εκπρόσωπο της Διοίκησης κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης, δίδεται στον επιθεωρούμενο το δικαίωμα άσκησης ένστασης στο Φορέα Πιστοποίησης εντός 1 μηνός.

Κατά τον προσδιορισμό του χρονικού διαστήματος μεταξύ Σταδίου 1 και Σταδίου 2, λαμβάνονται υπόψη οι ανάγκες της επιχείρησης/οργανισμού για την επίλυση θεμάτων που εντοπίστηκαν κατά το Στάδιο 1. Ο Φορέας Πιστοποίησης μπορεί επίσης να χρειαστεί να προβεί σε αναθεώρηση για το Στάδιο 2. Εάν οποιεσδήποτε σημαντικές αλλαγές επηρεάσουν το Σύστημα Διαχείρισης, ο Φορέας Πιστοποίησης εξετάζει την ανάγκη να επαναλάβει το σύνολο ή μέρος του Σταδίου 1. Η επιχείρηση/οργανισμός πρέπει να ενημερώνεται ότι τα αποτελέσματα του Σταδίου 1, μπορεί να οδηγήσουν σε αναβολή ή ακύρωση του Σταδίου 2.

3.3.2 ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ ΕΠΙΤΗΡΗΣΗΣ

Οι επιθεωρήσεις επιτήρησης διεξάγονται καθ' όλη τη διάρκεια ισχύος του πιστοποιητικού με σκοπό να εξασφαλίζεται η συνεχής ορθή εφαρμογή του Συστήματος Διαχείρισης της επιχείρησης/οργανισμού.

Η διενέργεια των επιθεωρήσεων επιτήρησης διενεργούνται επιτόπια στην επιχείρηση/οργανισμό. Κατά τις επιθεωρήσεις επιτήρησης ελέγχεται κατ' ελάχιστο:

  • Εσωτερικές επιθεωρήσεις/ Ανασκόπηση της διοίκησης,
  • Διορθωτικές ενέργειες/ Προληπτικές ενέργειες προηγούμενης επιθεώρησης,
  • Διαχείριση παραπόνων,
  • Αποτελεσματικότητα του Συστήματος Διαχείρισης,
  • Δραστηριότητες διαρκούς βελτίωσης,
  • Πολιτική ποιότητας & στόχοι,
  • Αλλαγές του συστήματος και της δομής,
  • Βελτιώσεις του συστήματος διοίκησης,
  • Χρήση λογότυπου - άλλων σημάτων,

καθώς και οι τομείς της επιχείρησης/οργανισμού σύμφωνα με τον προγραμματισμό της προηγούμενης επίσκεψης.

Οι επιθεωρήσεις επιτήρησης διενεργούνται τουλάχιστον μία φορά ανά ημερολογιακό έτος, εκτός από την επαναπιστοποίηση. Η ημερομηνία της 1ης επιθεώρησης επιτήρησης μετά την αρχική πιστοποίηση δεν πρέπει να είναι μεγαλύτερη των 12 μηνών από την ημερομηνία απόφασης πιστοποίησης. Μπορεί να λαμβάνονται υπόψη παράγοντες, όπως η εποχικότητα ή τα συστήματα διαχείρισης πιστοποίησης της περιορισμένης διάρκειας (π.χ. εποχική λειτουργία).

Η ημερομηνία της 2ης επιθεώρησης επιτήρησης μπορεί να γίνει το αργότερο 1 μήνα μετά την αρχική πιστοποίηση ελέγχου ημερομηνία απόφασης.

3.3.3 ΑΝΑΝΕΩΣΗ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ - ΕΠΑΝΑΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗ

Ο σκοπός της επιθεώρησης επαναπιστοποίησης είναι να επιβεβαιώσει τη συνέχιση της συμμόρφωσης και την αποτελεσματικότητα του Συστήματος Διαχείρισης στο σύνολό του, καθώς και τη συνεχή ενημέρωσή του και εφαρμογής για το πεδίο εφαρμογής της πιστοποίησης.

Η επιθεώρηση επαναπιστοποίησης πρέπει να σχεδιάζεται και να αξιολογεί τη συνεχιζόμενη εκπλήρωση όλων των απαιτήσεων του προτύπου. Αυτά πρέπει να σχεδιάζονται και πραγματοποιούνται σε εύλογο χρόνο για να καταστεί δυνατή η έγκαιρη ανανέωση πριν από την ημερομηνία λήξης του πιστοποιητικού.

Η επιθεώρηση επαναπιστοποίησης πρέπει να περιλαμβάνει την αναθεώρηση των προηγούμενων εκθέσεων των επιθεωρήσεων επιτήρησης και να εξετάσει την απόδοση του συστήματος διαχείρισης κατά τον πιο πρόσφατο κύκλο πιστοποίησης. Η επιθεώρηση επαναπιστοποίησης μπορεί να χρειαστεί να έχει ένα Στάδιο 1, σε περιπτώσεις όπου υπήρξαν σημαντικές αλλαγές στο σύστημα διαχείρισης, οργάνωσης, ή το πλαίσιο στο οποίο το σύστημα διαχείρισης λειτουργεί (π.χ. αλλαγές στη νομοθεσία). Τέτοιες αλλαγές μπορεί να συμβούν ανά πάσα στιγμή κατά τη διάρκεια του κύκλου πιστοποίησης και ο φορέας πιστοποίησης μπορεί να χρειαστεί να εκτελέσει μια ειδική επιθεώρηση, η οποία μπορεί να περιλαμβάνει ή όχι δύο στάδια.

Η επιθεώρηση επαναπιστοποίησης περιλαμβάνει επί τόπου επιθεώρηση η οποία λαμβάνει υπόψη τα ακόλουθα: α) την αποτελεσματικότητα του Συστήματος Διαχείρισης στο σύνολό του, εν όψη των εσωτερικών και εξωτερικών αλλαγών και τη συνεχή καταλληλότητα και την εφαρμογή της στο πεδίο εφαρμογής της πιστοποίησης, β) την απόδειξη της δέσμευσης για τη διατήρηση της αποτελεσματικότητας και τη βελτίωση του Συστήματος Διαχείρισης προκειμένου να ενισχυθεί η συνολική απόδοση, γ) την αποτελεσματικότητα του Συστήματος όσον αφορά την επίτευξη των στόχων της πιστοποιημένων πελατών και των αναμενόμενων αποτελεσμάτων του συστήματος (-ων) των αντίστοιχων διαχείρισης.

Για οποιαδήποτε Μη Συμμόρφωση, ο Φορέας Πιστοποίησης πρέπει να καθορίζει τις προθεσμίες για τη διόρθωση και διορθωτικές ενέργειες. Οι δράσεις αυτές θα πρέπει να εφαρμόζονται και να επαληθεύονται πριν από τη λήξη της πιστοποίησης.

Όταν οι δραστηριότητες επαναπιστοποίησης ολοκληρωθούν με επιτυχία πριν από την ημερομηνία λήξης της υφιστάμενης πιστοποίησης, η ημερομηνία λήξης της νέας πιστοποίησης μπορεί να βασίζεται στην ημερομηνία λήξης της υφιστάμενης πιστοποίησης. Η ημερομηνία έκδοσης σχετικά με ένα νέο πιστοποιητικό είναι την ή μετά την απόφαση επαναπιστοποίηση.

Εάν ο Φορέας Πιστοποίησης δεν έχει ολοκληρώσει την επιθεώρηση επαναπιστοποίησης ή δεν είναι σε θέση να ελέγξει την εφαρμογή των διορθώσεων και διορθωτικών ενεργειών για κάθε Μη Συμμόρφωση πριν από την ημερομηνία λήξης της πιστοποίησης, τότε επαναπιστοποίηση δεν συνιστάται και η ισχύς της πιστοποίησης δεν θα πρέπει να παραταθεί. Η επιχείρηση/οργανισμός πρέπει να ενημερώνεται και οι συνέπειες να επεξηγούνται.

Μετά τη λήξη της πιστοποίησης, ο Φορέας Πιστοποίησης μπορεί να αποκαταστήσει την πιστοποίηση εντός 6 μηνών υπό την προϋπόθεση ότι οι σημαντικές δραστηριότητες επαναπιστοποίησης έχουν ολοκληρωθεί, διαφορετικά τουλάχιστον ένα Στάδιο 2 διεξάγεται. Η ημερομηνία έναρξης ισχύος του πιστοποιητικού θα είναι την ή μετά την απόφαση επαναπιστοποίηση και η ημερομηνία λήξης θα πρέπει να βασίζεται στο προγενέστερο κύκλο πιστοποίησης.

3.3.4 ΜΕΡΙΚΗ & ΟΛΟΚΛΗΡΗ ΕΠΑΝ-ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ

Μερική ή ολική επανεπιθεώρηση λαμβάνει χώρα σε περίπτωση που κατά την διάρκεια της αρχικής επιθεώρησης προκύψουν Κύριες Μη Συμμορφώσεις του Συστήματος Διαχείρισης.

Η μερική επανεπιθεώρηση υλοποιείται σε μερικές περιοχές του προτύπου οι οποίες σχετίζονται με τις μη συμμορφώσεις που προέκυψαν κατά την αρχική επιθεώρηση.

3.3.5 ΠΡΟΚΑΤΑΡΚΤΙΚΗ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗ - ΠΡΟΑΞΙΟΛΟΓΗΣΗ

Σε περίπτωση που η επιχείρηση/οργανισμός επιθυμεί μία αξιολόγηση του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Τροφίμων που εφαρμόζει πριν την πραγματοποίηση της αρχικής επιθεώρησης (πιστοποίησης) έχει τη δυνατότητα να καλέσει τη Δelta Cert για προκαταρκτική επιθεώρηση η οποία επέχει θέση εσωτερικής επιθεώρησης (internal audit by external auditors).

3.3.6 FOLLOW UP

Σε περίπτωση που:

  • για εξωγενείς, σε σχέση με τον επιθεωρητή, παράγοντες δεν ολοκληρωθεί κάποια επιθεώρηση,
  • απαιτείται επιβεβαίωση των λεγόμενων της επιχείρησης/οργανισμού,
  • επιβάλλεται η επιτόπου επαλήθευση ολοκλήρωσης διορθωτικών ενεργειών για αποκατάσταση Μη Συμμορφώσεωνκλπ,

πραγματοποιείται μία επιθεώρηση Follow Up έτσι ώστε να συγκεντρωθούν όλες οι απαραίτητες πληροφορίες για το Συστήματος Διαχείρισης.

3.3.7 ΑΛΛΑΓΕΣ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ - ΕΠΕΚΤΑΣΗ ΠΕΔΙΟΥ

Σε περίπτωση που η επιχείρηση/οργανισμός επιθυμεί να επεκτείνει ή να αναθεωρήσει/ τροποποιήσει το πεδίο της πιστοποίησης μπορεί να καλεί τη Δelta Cert για τη διενέργεια επιθεώρησης μέσω της οποίας θα επιβεβαιωθεί ότι οι νέες/ τροποποιημένες δραστηριότητες πληρούν τις απαιτήσεις του προτύπου.

Ο Φορέας Πιστοποίησης θα πρέπει, σε ανταπόκριση μιας αίτησης για την επέκταση του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης που έχει ήδη χορηγηθεί, να αναλάβει την επανεξέταση της εφαρμογής και να καθορίσει οποιεσδήποτε δραστηριότητες επιθεώρησης υπάρχουν ώστε να αποφασίσει κατά πόσον ή δεν μπορεί να χορηγηθεί η παράταση. Αυτό μπορεί να διεξαχθεί σε συνδυασμό με μια επιθεώρηση επιτήρησης.

3.3.8 ΕΙΔΙΚΗ ΕΠΙΤΗΡΗΣΗ

Ειδική επιτήρηση διενεργείται:

  • Όταν στο σύστημα μίας πιστοποιημένης επιχείρησης/οργανισμού πραγματοποιηθούν δομικές αλλαγές (αλλαγή στο ιδιοκτησιακό καθεστώς, αλλαγές προσωπικού ή εξοπλισμού) χωρίς όμως να αλλάξει το πεδίο της πιστοποίησης.
  • Εάν υπάρχουν έγγραφα στοιχεία ή ενδείξεις ότι δεν ικανοποιούνται πλέον οι απαιτήσεις του προτύπου πιστοποίησης και της νομοθεσίας (πχ μετά από παράπονα ή άλλες πληροφορίες που τίθενται υπόψη της Δelta Cert).
  • Για να ελεγχθεί η συμμόρφωση της επιχείρησης/οργανισμού σε αλλαγές του προτύπου ή της σχετικής νομοθεσίας.
  • Όταν επιβάλλεται επαλήθευση διορθωτικών ενεργειών για αποκατάσταση Μη Συμμορφώσεων που έχουν εντοπιστεί κατά τη διάρκεια επιθεώρησης επιτήρησης.

Μπορεί να είναι απαραίτητο για τον Φορέα Πιστοποίησης να διενεργήσει επιθεωρήσεις των πιστοποιημένων πελατών με ενημέρωση ή αιφνιδιαστικά για να διερευνήσει καταγγελίες, ή ως απάντηση σε αλλαγές, είτε ως συνέχεια στην αναστολή πιστοποιητικών των επιχειρήσεων/ οργανισμών. Σε αυτές τις περιπτώσεις: α) ο Φορέας Πιστοποίησης πρέπει να περιγράψει και να κάνει γνωστά εκ των προτέρων για τις πιστοποιημένες επιχειρήσεις/ οργανισμούς (π.χ. σε έγγραφα) τις προϋποθέσεις υπό τις οποίες θα διεξάγονται οι εν λόγω έλεγχοι, β) ο Φορέας Πιστοποίησης ασκεί πρόσθετη προσοχή στον ορισμό της Ομάδας Επιθεώρησης.

3.4.ΧΡΟΝΙΚΗ ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΕΩΝ

Ο Φορέας Πιστοποίησης έχει τεκμηριωμένες διαδικασίες για τον καθορισμό του χρόνου της επιθεώρησης. Για κάθε επιχείρηση/ οργανισμό ο Φορέας Πιστοποίησης καθορίζει το χρόνο που απαιτείται για να σχεδιαστεί και να ολοκληρωθεί μια πλήρης και αποτελεσματική επιθεώρηση του Συστήματος Διαχείρισης της επιχείρησης/ οργανισμού. Κατά τον καθορισμό του χρόνου επιθεώρησης, ο Φορέας Πιστοποίησης οφείλει να εξετάσει, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα θέματα: α) τις απαιτήσεις του σχετικού προτύπου, β) την πολυπλοκότητα της επιχείρησης/ οργανισμού και του Συστήματος Διαχείρισης του, γ) το τεχνολογικό και νομοθετικό πλαίσιο, δ) οποιαδήποτε ανάθεση οποιεσδήποτε δραστηριότητας που περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής του Συστήματος Διαχείρισης, ε) τα αποτελέσματα οποιασδήποτε προηγούμενης επιθεώρησης, στ) το μέγεθος και τον αριθμό των θέσεων, τη γεωγραφική θέση τους και τις εκτιμήσεις των πολλαπλών θέσεων, ζ) τους κινδύνους που συνδέονται με τα προϊόντα, τις διαδικασίες ή τις δραστηριότητες της οργάνωσης, η) εάν η επιθεώρηση είναι συνδυασμένη ή μη.

Ο χρόνος που δαπανάται για τη μετακίνηση από και προς τα σημεία επιθεώρησης δεν περιλαμβάνεται στον υπολογισμό της διάρκειας των ανθρωποημερών του Συστήματος Διαχείρισης.

Όπου συγκεκριμένα κριτήρια καθορίζονται για ένα συγκεκριμένο σύστημα πιστοποίησης, π.χ. ISO / TS 22003, αυτά εφαρμόζονται.

Η διάρκεια της επιθεώρησης του Συστήματος Διαχείρισης και η αιτιολογία της καταγράφονται στην Οικονομική Προσφορά

Ο χρόνος που δαπανάται από κάθε μέλος της ομάδας που δεν έχει οριστεί ως Επιθεωρητής (δηλαδή Τεχνικοί Εμπειρογνώμονες, Μεταφραστές, Διερμηνείς, οι Παρατηρητές και Εκπαιδευόμενοι Επιθεωρητές) δεν προσμετράται στην παραπάνω διάρκεια της επιθεώρησης του Συστήματος Διαχείρισης.

Η χρήση των μεταφραστών και διερμηνέων μπορεί να απαιτεί επιπλέον χρόνο.

Δειγματοληψία πολλαπλών τοποθεσιών: Όπου απαιτείται δειγματοληψία για πολλαπλές τοποθεσίες για μια επιχείρηση/ οργανισμό που χρησιμοποιεί για τον έλεγχο του Συστήματος Διαχείρισης και που καλύπτουν την ίδια δραστηριότητα σε διάφορες γεωγραφικές περιοχές, ο Φορέας Πιστοποίησης αναπτύσσει ένα πρόγραμμα δειγματοληψίας για να εξασφαλιστεί η ορθή επιθεώρηση του Συστήματος Διαχείρισης. Η μεθοδολογία για το σχέδιο δειγματοληψίας τεκμηριώνεται για κάθε επιχείρηση/ οργανισμό. Η δειγματοληψία δεν επιτρέπεται για ορισμένα ειδικά πρότυπα πιστοποίησης, και έχουν συγκεκριμένα κριτήρια και καθορίζονται από συγκεκριμένες τεχνικές προδιαγραφές, π.χ. ISO/ TS 22003, ISO 17021-3. Όπου υπάρχουν πολλαπλές τοποθεσίες που δεν καλύπτουν την ίδια δραστηριότητα η δραστηριότητα της δειγματοληψίας δεν είναι κατάλληλη.

Πολλαπλά πρότυπα συστημάτων διαχείρισης: Όταν παρέχεται πιστοποίηση με πολλαπλά πρότυπα συστημάτων διαχείρισης από τον Φορέα Πιστοποίησης, ο σχεδιασμός για την επιθεώρηση εξασφαλίσει επαρκή επί τόπου επιθεώρηση για την διασφάλιση της αξιοπιστίας στην πιστοποίηση.

Ο Φορέας Πιστοποίησης για τη διενέργεια επιτόπιων επιθεωρήσεων μπορεί να διενεργήσει μια Εναρκτήρια Συνάντηση κατά την έναρξη του επιθεώρησης και μια Καταληκτική Συνάντηση κατά την ολοκλήρωση της επιθεώρησης. Σε περίπτωση που οποιοδήποτε τμήμα της επιθεώρησης γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα ή όταν η περιοχή που πρόκειται να επιθεωρηθεί είναι εικονική, ο οργανισμός πιστοποίησης εξασφαλίζει ότι οι εν λόγω δραστηριότητες ασκούνται από προσωπικό με τα κατάλληλα προσόντα. Τα στοιχεία που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια μιας τέτοιας επιθεώρησης πρέπει να είναι επαρκή για να επιτρέψουν στον επιθεωρητή να λάβει τεκμηριωμένη απόφαση σχετικά με τη συμμόρφωση των εν λόγω απαιτήσεων. "Επί τόπου" επιθεωρήσεις μπορούν να περιλαμβάνουν την απομακρυσμένη πρόσβαση σε ότι περιέχει (α) πληροφορίες ηλεκτρονικής ιστοσελίδα (ες) που είναι σχετικές με την επιθεώρηση του συστήματος διαχείρισης. Η εξέταση μπορεί επίσης να δοθεί στη χρήση των ηλεκτρονικών μέσων για τη διεξαγωγή επιθεωρήσεων.

Διενέργεια Εναρκτήριας συνάντησης

Μια Εναρκτήρια Συνάντηση, οι συμμετέχοντες στην οποία θα καταγράφονται, θα πρέπει να διενεργείται με τη Διοίκηση της επιχείρησης/οργανισμού. Στην Εναρκτήρια Συνάντηση συμμετέχουν οι υπεύθυνοι ανά διεργασία/διαδικασία που επιθεωρούνται.

Σκοπός της Εναρκτήριας Συνάντησης, η οποία συνήθως διενεργείται από τον Επικεφαλή Επιθεωρητή, είναι να παρέχει μια σύντομη επεξήγηση σχετικά με τη διεξαγωγή της επιθεώρησης και πρέπει να περιλαμβάνει τα παρακάτω:

  • Σύσταση των συμμετεχόντων, περιλαμβανομένων των ρόλων και των αρμοδιοτήτων τους κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης (επικεφαλή επιθεωρητή, επιθεωρητή, παρατηρητή, εκπαιδευόμενου, τεχνικού εμπειρογνώμονα).
  • Επιβεβαίωση του πεδίου πιστοποίησης.
  • Επιβεβαίωση του προγράμματος επιθεώρησης, συμπεριλαμβανομένου τυχών αλλαγές στο πρόγραμμα και επιβεβαίωση αυτών.
  • Επιβεβαίωση του τρόπου επικοινωνίας μεταξύ της ομάδας επιθεώρησης και του επιχείρηση/οργανισμό.
  • Επιβεβαίωση ότι οι πόροι και οι εγκαταστάσεις που χρειάζεται η Ομάδα Επιθεώρησης είναι διαθέσιμα.
  • Επιβεβαίωση θεμάτων εμπιστευτικότητας.
  • Επιβεβαίωση θεμάτων σχετικών με τη ασφάλεια της ομάδας επιθεώρησης και τη χρήση ΜΑΠ σε έκτακτες συνθήκες εργασίας (π.χ. covid, απαιτήσεις νομοθεσίας/ δραστηριότητα).
  • Επιβεβαίωση της διαθεσιμότητας των συνοδών και των παρατηρητών.
  • Τη μέθοδο αναφοράς, περιλαμβανομένων των ευρημάτων της επιθεώρησης.
  • Πληροφόρηση σχετικά με τις συνθήκες κάτω από τις οποίες είναι εφικτή η διακοπή της επιθεώρησης.
  • Επιβεβαίωση της διαχείρισης των ευρημάτων της προηγούμενης επιθεώρησης.
  • Μέθοδοι και διαδικασίες για τις επιθεωρήσεις που απαιτούν δειγματοληψία.
  • Επιβεβαίωση της γλώσσας επιθεώρησης.
  • Επιβεβαίωση ότι κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης η επιχείρηση/οργανισμός θα ενημερώνεται για την πορεία της επιθεώρησης.
  • Δυνατότητα να κάνει ερωτήσεις η επιχείρηση/οργανισμός.

Διενέργεια Καταληκτικής Συνάντησης

Μια Καταληκτική Συνάντηση, οι συμμετέχοντες στην οποία θα καταγράφονται, θα πρέπει να διενεργείται με τη Διοίκηση της επιχείρησης/οργανισμού. Στην Καταληκτική Συνάντηση συμμετέχουν οι υπεύθυνοι ανά διεργασία/διαδικασία που επιθεωρούνται.

Σκοπός της Καταληκτικής Συνάντησης, η οποία συνήθως διενεργείται από τον Επικεφαλή Επιθεωρητή, είναι να παρέχει την σύσταση για την πιστοποίηση. Σε περίπτωση ύπαρξης μη συμμορφώσεων αυτές θα πρέπει να παρουσιάζονται με κατανοητό τρόπο, και θα πρέπει να συμφωνείται το χρονοδιάγραμμα της άρσης τους.

Η Καταληκτική Συνάντηση περιλαμβάνει κατ' ελάχιστο:

  • Επισήμανση ότι η επιθεώρηση ακολουθεί δειγματοληπτικό χαρακτήρα και υπάρχει ένας βαθμός αβεβαιότητας.
  • Τη μέθοδο και το χρονοδιάγραμμα της έκθεσης επιθεώρησης με τα ευρήματα της
  • Τη διεργασία του Φορέα για το χειρισμό των μη συμμορφώσεων, επισημαίνοντας τυχών συνέπειες που σχετίζονται με την πιστοποίηση του πελάτη.
  • Πληροφορίες για το χειρισμό των παραπόνων, καταγγελιών και των ενστάσεων.
  • Τις μετέπειτα ενέργειες του Φορέα Πιστοποίησης, μετά τον έλεγχο που πραγματοποιήθηκε.
  • Το χρονοδιάγραμμα για τις διορθώσεις/διορθωτικές ενέργειες των μη συμμορφώσεων, που εντοπίστηκαν κατά τη διάρκεια της επιθεώρησης.
  • Ενημέρωση για τα αποτελέσματα του ελέγχου, εξήγηση της διαφοράς μεταξύ Μη συμμορφώσεων και Προτάσεων Βελτίωσης, υπογραφές Μη συμμορφώσεων από τους υπευθύνους/ διοίκηση.
  • Ενημέρωση επιχείρησης/οργανισμού για το μέγιστο χρόνο άρσης των μη συμμορφώσεων (3 μήνες για Κύριες Μη Συμμορφώσεις και 12 μήνες (επόμενη προγραμματισμένη επιθεώρηση, επιτήρηση ή επαναπιστοποίηση) για Δευτερεύουσες Μη Συμμορφώσεις). Όταν διαπιστωθεί ΚΜΣ σε επιθεωρήσεις επανελέγχου/ επαναπιστοποίησης, το πιστοποιητικό μπαίνει σε διαθεσιμότητα, έως την άρση της Μη συμμόρφωσης.
  • Ενημέρωση επιχείρησης/οργανισμού για την πιθανή διενέργειας follow up audit (όπου χρειαστεί).
  • Τα πρωτότυπα έγγραφα παραμένουν στον πελάτη και αντίγραφο αυτών δίνεται στον επιθεωρητή.
  • Ευχαρίστηση για τη συνεργασία και εξήγηση τα επόμενα βήματα για την έκδοση του σχετικού πιστοποιητικού.

3.5 ΠΕΡΙΟΡΙΣΜΟΙ ΤΗΣ ΕΠΙΘΕΩΡΗΣΗΣ

Όλες οι επιθεωρήσεις υπάγονται σε χρονικούς περιορισμούς και σε μια αυστηρή τεχνική δειγματοληψίας. Συνεπώς, η απουσία σχολίων για κάποια συγκεκριμένη περιοχή/ τομέα ή στοιχείο του συστήματος, δε υποδηλώνει απαραίτητα συμμόρφωση με το σχετικό στοιχείο του συμφωνημένου προτύπου.

Ομοίως, σχόλια για κάποια συγκεκριμένη περιοχή/ τομέα ή στοιχείο του συστήματος, δεν υποδηλώνουν απαραίτητα ότι είναι μόνο αυτό το σημείο το οποίο απαιτεί συμμόρφωση με το συγκεκριμένο άρθρο του προτύπου.

3.6.ΔΗΛΩΣΗ ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟΤΗΤΑΣ

Τα περιεχόμενα της έκθεσης, μαζί με όποιες άλλες σημειώσεις που γίνονται κατά τη διάρκεια της Επίσκεψης Επιθεώρησης, είναι αυστηρώς εμπιστευτικά και δεν ανακοινώνονται σε τρίτο μέρος χωρίς τη γραπτή συγκατάβαση της επιχείρησης/οργανισμού, εκτός αν απαιτηθεί από τις εποπτεύουσες αρχές (ΕΣΥΔ κ.λπ.).

3.7.ΣΥΝΘΗΚΕΣ ΧΟΡΗΓΗΣΗΣ ΚΑΙ ΑΝΑΝΕΩΣΗΣ

Η διάρκεια ισχύος του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης του Συστήματος Διαχείρισης Ασφάλειας Τροφίμων είναι τρία (3) έτη.

Η χορήγηση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης αποφασίζεται από τον Γενικό Διευθυντή μετά από εισήγηση του Επικεφαλής Επιθεωρητή και των Τεχνικών Ελέγχου.

Ο Γενικός Διευθυντής μπορεί να λάβει δικαιολογημένες αποφάσεις σχετικά με την πιστοποίηση, συμπεριλαμβανομένης της χορήγησης, την άρνηση, τη διατήρηση της πιστοποίησης, την επέκταση ή τον περιορισμό του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης, την ανανέωση, την αναστολή ή την αποκατάσταση μετά την αναστολή ή την ανάκληση της πιστοποίησης.

Οι αποφάσεις για τη χορήγηση, την άρνηση, τη διατήρηση της πιστοποίησης, την επέκταση ή τον περιορισμό του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης, την ανανέωση, την αναστολή ή την αποκατάσταση, ή την ανάκληση της πιστοποίησης δεν θα πρέπει να ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες.

Ένας Φορέας Πιστοποίησης δεν πρέπει να πιστοποιεί άλλο Φορέα Πιστοποίησης για το σύστημα διαχείρισης ποιότητας.

4.ΔΙΚΑΙΩΜΑΤΑ/ ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΩΝ ΚΑΤΟΧΩΝ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΩΝ

Ο κάτοχος του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης του Συστήματος Διαχείρισης Ποιότητας/ Ασφάλειας Τροφίμων μπορεί να το χρησιμοποιήσει χωρίς κανένα περιορισμό για επαγγελματικούς σκοπούς αλλά υποχρεούται:

  • να εφαρμόζει συνεχώς και αποτελεσματικά το Σύστημα Διαχείρισης,
  • να προβαίνει στις απαραίτητες διορθωτικές ενέργειες για την άρση των παρατηρήσεων και μη συμμορφώσεων,
  • να συμμορφώνεται πάντα με τις σχετικές διατάξεις του προγράμματος επιτήρησης,
  • να προβαίνει σε όλες τις αναγκαίες διευθετήσεις για τη διενέργεια της αξιολόγησης συμπεριλαμβανομένων της διάταξης για την εξέταση της τεκμηρίωσης και για την πρόσβαση σε όλες τις περιοχές, τις καταγραφές σε αρχεία (συμπεριλαμβανομένων των αναφορών των εσωτερικών επιθεωρήσεων) και το προσωπικό με σκοπό την αξιολόγηση, την επιτήρηση, την επαναξιολόγηση και τη διευθέτηση των παραπόνων,
  • να ισχυρίζεται ότι είναι πιστοποιημένη μόνο για τις δραστηριότητες για τις οποίες απονεμήθηκε η πιστοποίηση,
  • να μην χρησιμοποιεί την πιστοποίηση της, με τέτοιο τρόπο ώστε να φέρει τη Δelta Cert σε ανυπόληπτη θέση και να μην κάνει οποιαδήποτε δήλωση που να αφορά την πιστοποίηση του, την οποία η Δelta Cert μπορεί να εκλάβει ως παραπλανητική ή χωρίς έγκριση,
  • να χρησιμοποιεί την πιστοποίηση μόνο για να υποδεικνύει ότι το Σύστημα Διαχείρισης είναι σε συμμόρφωση με τα καθορισμένα πρότυπα ή με άλλα τυποποιητικά έγγραφα και να μην χρησιμοποιεί την πιστοποίηση υποδηλώνοντας ότι μια υπηρεσία είναι εγκεκριμένη από τη Δelta Cert,
  • να μην χρησιμοποιεί το λογότυπο της Δelta Cert για ένα προϊόν με τρόπο που μπορεί να υποδηλώνει συμμόρφωση προϊόντος,
  • να εξασφαλίζει ότι κανένα έγγραφο, καμία ένδειξη ή αναφορά πιστοποίησης ή κανένα μέρος αυτών δεν χρησιμοποιείται με παραπλανητικό τρόπο,
  • να συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις της Δelta Cert όταν αναφέρεται στην πιστοποίηση της στα μέσα επικοινωνίας, όπως είναι τα έγγραφα, τα φυλλάδια και οι διαφημίσεις,
  • να θέτει υπόψη του τα έγγραφα / έντυπα και τις θέσεις στις οποίες τοποθετεί το λογότυπο, καθώς και το διαφημιστικό υλικό όπου αναφέρεται η πιστοποίηση και να ζητά τη σύμφωνη γνώμη του,
  • με τη λήξη, την αναστολή ή την απόσυρση της πιστοποίησης να σταματήσει από εκεί και πέρα τη χρήση διαφημιστικού υλικού που περιέχει οποιαδήποτε σχετική αναφορά, και να επιστρέψει οποιαδήποτε έγγραφα πιστοποίησης,
  • να ενημερώνει τη Δelta Cert για περιπτώσεις όπου το σύστημα δεν ικανοποιεί τις απαιτήσεις του προτύπου,
  • να ενημερώνει τη Δelta Cert για σημαντικές αλλαγές στο Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας/ Ασφάλειας Τροφίμων (αλλαγή δομής, επέκταση δραστηριοτήτων, αλλαγή εκπροσώπου της επιχείρησης σε θέματα ποιότητας κλπ),
  • να αποδέχεται την παρουσία αξιολογητών του ΕΣΥΔ ή/και άλλων εκπροσώπων φορέων διαπίστευσης της Δelta Cert
  • συμμορφώνεται με τις απαιτήσεις του Φορέα Πιστοποίησης, όταν κάνει αναφορά στην κατάσταση πιστοποίησης της σε μέσα επικοινωνίας, όπως το διαδίκτυο, φυλλάδια ή διαφήμιση, ή άλλα έγγραφα
  • δεν κάνει ή επιτρέψει οποιαδήποτε παραπλανητική δήλωση αναφορικά με την πιστοποίηση του
  • δεν χρησιμοποιεί ούτε επιτρέπει τη χρήση ενός εγγράφου πιστοποίησης ή οποιοδήποτε μέρος αυτού κατά τρόπο παραπλανητικό
  • με την απόσυρση της πιστοποίησης της, διακόπτει τη χρήση του διαφημιστικού υλικού που περιέχει μια αναφορά στο θέμα της πιστοποίησης, σύμφωνα με τις οδηγίες από το φορέα πιστοποίησης
  • τροποποιεί όλη τη διαφημιστική ύλη, όταν το πεδίο εφαρμογής της πιστοποίησης έχει τροποποιηθεί
  • δεν επιτρέπει η αναφορά στην πιστοποίηση του συστήματος διαχείρισης του να χρησιμοποιείται με τέτοιο τρόπο ώστε να υπονοεί ότι ο φορέας πιστοποίησης πιστοποιεί ένα προϊόν (συμπεριλαμβανομένων των υπηρεσιών) ή τη διεργασία
  • δεν συνεπάγεται ότι η πιστοποίηση ισχύει για τις δραστηριότητες και τις περιοχές που είναι εκτός του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης
  • δεν χρησιμοποιεί την πιστοποίηση της με τέτοιο τρόπο που θα φέρει το φορέα πιστοποίησης και / ή το σύστημα πιστοποίησης σε ανυποληψία και να χάσει την εμπιστοσύνη του κοινού.

Η επιχείρηση/οργανισμός επιβάλλεται να παρέχει ακριβείς πληροφορίες στους επιθεωρητές σε ότι αφορά το Σύστημα Διαχείρισής της και να διευκολύνει τη διαδικασία της επιθεώρησης λαμβάνοντας τα κατάλληλα οργανωτικά μέτρα και λαμβάνοντας την υποχρέωση ώστε να παρευρίσκονται στις εγκαταστάσεις της ο εκπρόσωπος της και το υπεύθυνο προσωπικό. Το προσωπικό αυτό θα είναι διαθέσιμο καθ' όλη τη διάρκεια της επιθεώρησης για ενδεχόμενες πληροφορίες και εξηγήσεις ή συζητήσεις με την Ομάδα Επιθεώρησης. Επίσης πρέπει να είναι διαθέσιμα όλα τα έγγραφα της επιχείρησης/οργανισμού τα συσχετιζόμενα με τη Σύστημα Διαχείρισης.

Η επιχείρηση/οργανισμός υποχρεούται να αποδέχεται τις ημερομηνίες διεξαγωγής των επιθεωρήσεων επιτήρησης, εκτός αν συντρέχουν σοβαροί λόγοι. Η επαναλαμβανόμενη μη αποδοχή των ημερομηνιών ή οι συνεχείς αιτήσεις για αναβολές ή αλλαγές στις ημερομηνίες διεξαγωγής των επιθεωρήσεις θα συνεκτιμώνται από τη Δelta Cert και μπορεί να συνιστούν λόγο ανάκλησης του πιστοποιητικού.

5.ΥΠΟΧΡΕΩΣΕΙΣ ΤΗΣ Δelta Cert

Η Δelta Cert υποχρεούται να εγγράψει την επιχείρηση/οργανισμό στο μητρώο πιστοποιημένων επιχειρήσεων και στη βάση δεδομένων που τηρεί και να προβάλλει και δημοσιοποιεί τα πιστοποιητικά στα πλαίσια των δυνατοτήτων του, για 2 κύκλους πιστοποίησης.

Η Δelta Cert επιλέγει τους επιθεωρητές, από το τηρούμενο μητρώο, λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες κάθε επιχείρησης/οργανισμού. Αν οι επιχειρήσεις/οργανισμοί έχουν δικαιολογημένους λόγους να αρνηθούν τo προσωπικό που έχει επιφορτισθεί με την διεξαγωγή των επιθεωρήσεων, τότε έχουν το δικαίωμα να απαιτήσουν τις κατάλληλες αλλαγές.

Εάν oι επιχειρήσεις/οργανισμοί δεν είναι ικανοποιημένοι με τις υπηρεσίες και έχουν εξαντλήσει το σύστημα παραπόνων της Δelta Cert, τότε έχουν το δικαίωμα να προσφύγουν αμέσως, στο Διοικητικό Συμβούλιο της εταιρείας για τη λήψη διορθωτικών μέτρων.

Η Δelta Cert υποχρεούται να ενημερώνει την εκάστοτε επιχείρηση/οργανισμό για τις αλλαγές που υφίστανται τα πρότυπα, με βάση τα οποία χορηγήθηκε το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης ώστε να προγραμματίζονται οι επερχόμενες αλλαγές στο Σύστημα Διαχείρισης ή να αποποιείται η επιχείρηση/οργανισμός το Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης.

Ο Φορέας Πιστοποίησης και κάθε μέρος της ίδιας νομικής οντότητας και κάθε οντότητα υπό τον οργανωτικό έλεγχο του Φορέα Πιστοποίησης, δεν προσφέρει ούτε παρέχει συμβουλευτικές υπηρεσίες στο Σύστημα Διαχείρισης. Αυτό δεν αποκλείει τη δυνατότητα ανταλλαγής πληροφοριών (π.χ. εξήγηση των ευρημάτων ή τη διευκρίνιση των απαιτήσεων) μεταξύ του φορέα πιστοποίησης και των επιχειρήσεων/ οργανισμών της.

Η διεξαγωγή των εσωτερικών επιθεωρήσεων από τον Φορέα Πιστοποίησης και κάθε μέρος της ίδιας νομικής οντότητας για τις πιστοποιημένες επιχειρήσεις/ οργανισμούς της είναι μια σημαντική απειλή για την αμεροληψία. Ως εκ τούτου, ο Φορέας Πιστοποίησης και κάθε μέρος της ίδιας νομικής οντότητας και κάθε οντότητα υπό τον οργανωτικό έλεγχο του Φορέα Πιστοποίησης, δεν προσφέρει ούτε παρέχει εσωτερικές επιθεωρήσεις για τις πιστοποιημένες επιχειρήσεις/ οργανισμοί της. Ο φορέας πιστοποίησης, δεν πρέπει να πιστοποιεί ένα σύστημα διαχείρισης, στο οποίο προβλέπεται η διενέργεια εσωτερικών ελέγχων από κάθε οντότητα υπό τον οργανωτικό έλεγχο του φορέα πιστοποίησης, για τουλάχιστον δύο έτη μετά την ολοκλήρωση των εσωτερικών επιθεωρήσεων.

Ο Φορέας Πιστοποίησης θα επαναφέρει την ανακληθείσα πιστοποίηση, εάν έχει επιλυθεί το ζήτημα που έχει ως αποτέλεσμα την αναστολή. Η μη επίλυση των ζητημάτων που έχουν ως αποτέλεσμα την αναστολή σε ένα χρονικό διάστημα που καθορίζεται από το Φορέα, μπορεί να οδηγήσει σε ανάκληση ή τη μείωση του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η αναστολή δεν θα υπερβαίνει τους έξι μήνες.

Ο Φορέας Πιστοποίησης θα μειώσει το πεδίο εφαρμογής της πιστοποίησης ώστε να εξαιρεθούν τα τμήματα που δεν πληρούν τις απαιτήσεις, όταν η πιστοποιημένη επιχείρηση/ οργανισμός έχει επίμονα ή σοβαρά αποτύχει στο να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις πιστοποίησης για τα τμήματα εκείνα του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης. Κάθε τέτοια μείωση πρέπει να είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις του προτύπου που χρησιμοποιείται για την πιστοποίηση.

6. ΑΝΑΣΤΟΛΗ, ΑΠΟΣΥΡΣΗ Ή ΜΕΙΩΣΗ ΤΟΥ ΠΕΔΙΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΣΗΣ

Ο Φορέας Πιστοποίησης έχει μια πολιτική και τεκμηριωμένη διαδικασία για την αναστολή, την ανάκληση ή τη μείωση του πεδίου της πιστοποίησης, και καθορίζει τις μετέπειτα ενέργειες του.

Ο Φορέας Πιστοποίησης αναστέλλει την πιστοποίηση στις περιπτώσεις που, για παράδειγμα: πιστοποιημένο Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Τροφίμων της επιχείρησης/ οργανισμού έχει σοβαρά αποτύχει να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις πιστοποίησης, συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων για την αποτελεσματικότητα του συστήματος διαχείρισης, η πιστοποιημένη επιχείρηση/ οργανισμός δεν επιτρέπει την επιτήρηση ή επιθεωρήσεις επαναπιστοποίησης να διεξαχθούν στις απαιτούμενες συχνότητες, η πιστοποιημένη επιχείρηση/ οργανισμός έχει ζητήσει οικειοθελώς αναστολή.

Υπό καθεστώς αναστολής, πιστοποίηση του Συστήματος Διαχείρισης η πιστοποιημένη επιχείρηση/ οργανισμός είναι προσωρινά ανενεργή.

Ο Φορέας Πιστοποίησης θα επαναφέρει την πιστοποίηση, εάν έχει επιλυθεί το ζήτημα που έχει ως αποτέλεσμα την αναστολή. Η μη επίλυση των ζητημάτων που έχουν ως αποτέλεσμα την αναστολή σε ένα χρόνο που ορίζεται από τον Φορέα Πιστοποίησης θα έχει ως αποτέλεσμα την ανάκληση ή τη μείωση του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης.

Στις περισσότερες περιπτώσεις, η αναστολή δεν θα υπερβαίνει τους έξι μήνες.

Ο Φορέας Πιστοποίησης θα μειώσει το πεδίο εφαρμογής της πιστοποίησης ώστε να εξαιρεθούν τα τμήματα που δεν πληρούν τις απαιτήσεις, όταν η πιστοποιημένη επιχείρηση/ οργανισμός έχει επίμονα ή σοβαρά αποτύχει να ανταποκριθεί στις απαιτήσεις πιστοποίησης για τα τμήματα εκείνα του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης. Κάθε τέτοια μείωση πρέπει να είναι σύμφωνη με τις απαιτήσεις του προτύπου που χρησιμοποιείται για την πιστοποίηση.

7. ΧΡΗΣΗ ΤΟΥ ΠΙΣΤΟΠΟΙΗΤΙΚΟΥ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΚΑΙ ΤΗΣ ΣΧΕΤΙΚΗΣ ΣΗΜΑΝΣΗΣ/ ΛΟΓΟΤΥΠΟΥ

Μετά τη χορήγηση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης, η επιχείρηση/οργανισμός μπορεί να χρησιμοποιήσει στο έντυπο και διαφημιστικό υλικό της το λογότυπο της Δelta Cert συνοδευόμενο από τον αριθμό πιστοποιητικού.

Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες το πεδίο εφαρμογής δεν περιλαμβάνει το σύνολο των δραστηριοτήτων της επιχείρησης/οργανισμού αυτό πρέπει να δηλώνεται.

Ο Φορέας Πιστοποίησης έχει κανόνες που διέπουν τη χρήση της οποιασδήποτε δήλωσης στη συσκευασία του προϊόντος ή σε συνοδευτικές πληροφορίες ότι η πιστοποιημένη επιχείρηση/ οργανισμός έχει πιστοποιημένο Σύστημα Διαχείρισης. Συσκευασία του προϊόντος θεωρείται εκείνη η οποία μπορεί να αφαιρεθεί χωρίς την καταστροφή του προϊόντος ή να υποστεί βλάβη. Συνοδευτικές πληροφορίες μπορούν να διατίθενται ξεχωριστά ή να αποσπώνται εύκολα. Οι ετικέτες θεωρούνται ως μέρος του προϊόντος. Η δήλωση αυτή σε καμία περίπτωση δεν σημαίνει ότι το προϊόν, η διεργασία ή η υπηρεσία έχει πιστοποιηθεί. Η δήλωση πρέπει να περιλαμβάνει αναφορά σε: - ταυτοποίηση (π.χ. εμπορικό σήμα ή το όνομα) της πιστοποιημένης επιχείρησης - τον τύπο του συστήματος διαχείρισης (π.χ. ποιότητα, περιβάλλον) και το ισχύον πρότυπο - το Φορέα Πιστοποίησης που εκδίδει το πιστοποιητικό.

8.ΕΝΣΤΑΣΕΙΣ-ΠΑΡΑΠΟΝΑ

Προσφυγές

Ο Φορέας Πιστοποίησης διαθέτει τεκμηριωμένη διαδικασία για να παραλαβή, την αξιολόγηση και τη λήψη αποφάσεων επί των προσφυγών.

Ο Φορέας Πιστοποίησης είναι υπεύθυνος για όλες τις αποφάσεις σε όλα τα επίπεδα της διεργασίας χειρισμού των προσφυγών.

Ο Φορέας Πιστοποίησης διασφαλίζει ότι τα πρόσωπα που ασχολούνται με τη διαδικασία χειρισμού προσφυγών είναι διαφορετικά από εκείνα που διεξήγαγαν τις επιθεωρήσεις και έλαβαν τις αποφάσεις πιστοποίησης.

Η υποβολή, η έρευνα και η απόφαση για τις προσφυγές δεν πρέπει να συνεπάγεται δράσεις διακρίσεις κατά του καταγγελθέντα.

Η διεργασία χειρισμού προσφυγών πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία και μεθόδους: α) περιγραφή της διεργασίας για τη λήψη, την επικύρωση και την διερεύνηση της προσφυγής, καθώς και για να αποφασιστεί τι ενέργειες πρέπει να ληφθούν για την αντιμετώπισή της, λαμβάνοντας υπόψη τα αποτελέσματα από προηγούμενες παρόμοιες προσφυγές, β) την παρακολούθηση και καταγραφή των προσφυγών, συμπεριλαμβανομένων των δράσεων που έχουν αναληφθεί για την επίλυσή τους, γ) τη διασφάλιση ότι κάθε κατάλληλη διόρθωση και διορθωτικά μέτρα λαμβάνονται.

Ο Φορέας Πιστοποίησης που λαμβάνει την προσφυγή είναι υπεύθυνος για τη συλλογή και την επαλήθευση όλων των απαραίτητων πληροφοριών για την επικύρωση της προσφυγής.

Ο Φορέας Πιστοποίησης πρέπει να επιβεβαιώνει τη λήψη της προσφυγής και να παρέχει στον καταγγελθέντα τις εκθέσεις προόδου και το αποτέλεσμα της προσφυγής.

Η απόφαση πρέπει να κοινοποιείται στον καταγγελθέντα από ή να αναθεωρούνται και εγκρίνονται από άτομα που δεν συμμετείχαν προηγουμένως στο θέμα της προσφυγής.

Ο Φορέας Πιστοποίησης θα δώσει επίσημη ειδοποίηση προς τον καταγγελθέντα από τη λήξη της διαδικασίας χειρισμού προσφυγών.

Παράπονα

Ο Φορέας Πιστοποίησης είναι υπεύθυνος για όλες τις αποφάσεις σε όλα τα επίπεδα της διεργασίας χειρισμού παραπόνων.

Η υποβολή, η έρευνα και η απόφαση για τις προσφυγές δεν πρέπει να συνεπάγεται δράσεις διακρίσεις κατά του καταγγελθέντα.

Μετά την λήψη ενός παραπόνου, ο Φορέας Πιστοποίησης πρέπει να επιβεβαιώσει εάν το παράπονο αφορά τις δραστηριότητες πιστοποίησης που είναι υπεύθυνος και εάν ναι, θα ασχοληθεί με το θέμα. Εάν η καταγγελία αφορά σε ένα πιστοποιημένο πελάτη, στη συνέχεια, η εξέταση του παραπόνου θα πρέπει να λαμβάνει υπόψη την αποτελεσματικότητα του πιστοποιημένου συστήματος διαχείρισης.

Οποιαδήποτε έγκυρο παράπονο για ένα πιστοποιημένο πελάτη πρέπει επίσης να αναφέρεται από τον Φορέα Πιστοποίησης στον πιστοποιημένο εν λόγω πελάτη σε εύλογο χρονικό διάστημα.

Ο Φορέας Πιστοποίησης πρέπει να έχει τεκμηριωμένη διεργασία αναφορικά με την παραλαβή, την αξιολόγηση και τη λήψη αποφάσεων σχετικά με τα παράπονα. Αυτή η διεργασία πρέπει να υπόκεινται σε απαιτήσεις εμπιστευτικότητας, που σχετίζεται με τον καταγγέλλοντα και με το θέμα της καταγγελίας.

Η διεργασία χειρισμού παραπόνων πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τα ακόλουθα στοιχεία και μεθόδους: α) περιγραφή της διεργασίας για τη λήψη, την επικύρωση και την διερεύνηση της προσφυγής, καθώς και για να αποφασιστεί τι ενέργειες πρέπει να ληφθούν για την αντιμετώπισή της, λαμβάνοντας υπόψη τα αποτελέσματα από προηγούμενες παρόμοιες προσφυγές, β) την παρακολούθηση και καταγραφή των προσφυγών, συμπεριλαμβανομένων των δράσεων που έχουν αναληφθεί για την επίλυσή τους, γ) τη διασφάλιση ότι κάθε κατάλληλη διόρθωση και διορθωτικά μέτρα λαμβάνονται.

Ο Φορέας Πιστοποίησης που λαμβάνει το παράπονο είναι υπεύθυνος για τη συλλογή και την επαλήθευση όλων των απαραίτητων πληροφοριών για την επικύρωση του παραπόνου. Όποτε είναι δυνατόν, ο Φορέας Πιστοποίησης πρέπει να επιβεβαιώνει τη λήψη της προσφυγής και να παρέχει στον καταγγελθέντα τις εκθέσεις προόδου και το αποτέλεσμα της προσφυγής.

Η απόφαση πρέπει να κοινοποιείται στον καταγγελθέντα από ή να αναθεωρούνται και εγκρίνονται από άτομα που δεν συμμετείχαν προηγουμένως στο θέμα της προσφυγής.

Ο Φορέας Πιστοποίησης θα δώσει επίσημη ειδοποίηση προς τον καταγγελθέντα από τη λήξη της διαδικασίας χειρισμού προσφυγών.

Ο Φορέας Πιστοποίησης καθορίζει, μαζί με τον πιστοποιημένο πελάτη και τον καταγγέλλοντα, αν και, σε ποιο βαθμό, το θέμα της καταγγελίας και το αποτέλεσμά του δημοσιοποιούνται.

9.ΑΝΑΘΕΩΡΗΣΕΙΣ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ

Κάθε απόφαση αναθεώρησης του παρόντος κανονισμού γνωστοποιείται γραπτώς ή ηλεκτρονικά στο site του φορέα, στις επιχειρήσεις/οργανισμούς στις οποίες έχει χορηγηθεί Πιστοποιητικό Συμμόρφωσης. Σε περιπτώσεις διαφωνίας της επιχείρησης/οργανισμού με τις αλλαγές, η επιχείρηση/οργανισμός μπορεί να διακόψει τη χρήση του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης.

10.ΣΥΜΦΩΝΙΕΣ ΑΜΟΙΒΑΙΑΣ ΑΝΑΓΝΩΡΙΣΗΣ

Δεν υπάρχουν σε ισχύ συμφωνίες αμοιβαίας αναγνώρισης.

11.ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΙ ΟΡΟΙ

Για τη χορήγηση και καθ' όλη τη διάρκεια ισχύος του Πιστοποιητικού Συμμόρφωσης καταβάλλεται στη Δelta Cert αμοιβή η οποία περιλαμβάνει το κόστος αρχικής επιθεώρησης, το κόστος των επιθεωρήσεων επιτήρησης και το κόστος των λοιπών επιθεωρήσεων που μπορεί να προκύψουν (προκαταρκτική επιθεώρηση, ειδική επιθεώρηση κλπ).

Όλα τα κόστη αναφέρονται στη εκάστοτε σύμβαση της Δelta Cert με την επιχείρηση/οργανισμό.

Το κόστος των υπηρεσιών επιθεώρησης- πιστοποίησης, καταβάλλεται εντός 10 ημερών από την ολοκλήρωση των εν λόγω υπηρεσιών.

12. ΑΠΑΙΤΗΣΕΙΣ ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΩΝ / ΕΝΗΜΕΡΩΣΗ ΤΟΥ ΚΟΙΝΟΥ

Ο Φορέας Πιστοποίησης πρέπει να διατηρεί (μέσω δημοσιεύσεων, ηλεκτρονικά μέσα ή άλλα μέσα), και να δημοσιοποιεί, χωρίς αίτηση, σε όλες τις γεωγραφικές περιοχές στις οποίες δραστηριοποιείται, πληροφορίες σχετικά με α) τις διεργασίες πιστοποίησης, β) τις διεργασίες για τη χορήγηση, την άρνηση, τη διατήρηση, ανανέωση, αναστολή, την αποκατάσταση ή την ανάκληση της πιστοποίησης ή την επέκταση ή τον περιορισμό του πεδίου εφαρμογής της πιστοποίησης, γ) τα είδη των συστημάτων διαχείρισης και τα συστήματα πιστοποίησης στις οποίες δραστηριοποιείται, δ) τη χρήση του ονόματος και του σήματος πιστοποίησης ή το λογότυπό του οργανισμού πιστοποίησης, ε) τις διεργασίες για την εξέταση αιτήσεων παροχής πληροφοριών, καταγγελιών και προσφυγών, στ) την πολιτική για την αμεροληψία.

Ο Φορέας Πιστοποίησης μπορεί να παρέχει κατόπιν αιτήσεως, πληροφορίες σχετικά με: α) τις γεωγραφικές περιοχές στις οποίες δραστηριοποιείται, β) την κατάσταση μιας δεδομένης πιστοποίησης, γ) το όνομα, το σχετιζόμενο κανονιστικό έγγραφο, το πεδίο εφαρμογής και τη γεωγραφική τοποθεσία (πόλη και χώρα) για ένα συγκεκριμένο πιστοποιημένο πελάτη. Ο Φορέας Πιστοποίησης μπορεί επίσης να δημοσιοποιεί τις πληροφορίες αυτές, με οποιοδήποτε μέσο επιλέξει, χωρίς αίτηση, π.χ. στην ιστοσελίδα της στο διαδίκτυο.

Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, η πρόσβαση σε ορισμένες πληροφορίες μπορεί να περιοριστεί σχετικά με το αίτημα του πελάτη (π.χ. για λόγους ασφαλείας).

Οι πληροφορίες που παρέχονται από τον Φορέα Πιστοποίησης σε κάθε επιχείρηση/ οργανισμό ή στην αγορά, συμπεριλαμβανομένης της διαφήμισης, πρέπει να είναι ακριβής και όχι παραπλανητική.

Ο Φορέας Πιστοποίησης υποχρεούται να χρησιμοποιεί το εθνικό λογότυπο διαπίστευσης ΕΛΔ (ή την αναφορά στην διαπίστευση), για την απόδειξη της αναγνώρισης της ικανότητας του, από τρίτο μέρος.

Όταν ο Φορέα Πιστοποίησης απαιτείται από το νόμο ή τον εξουσιοδοτημένο από συμβατικές ρυθμίσεις (όπως με τον Φορέα Διαπίστευσης) να απελευθερώσει τις εμπιστευτικές πληροφορίες, η επιχείρηση/ οργανισμός ή ο ενδιαφερόμενος θα πρέπει, εκτός αν αυτό απαγορεύεται από το νόμο, να ενημερώνεται για τις πληροφορίες που παρέχονται.

13. ΕΦΑΡΜΟΓΗ ΤΟΥ ΚΑΝΟΝΙΣΜΟΥ

Ο παρόν Κανονισμός Πιστοποίησης εφαρμόζεται για το Σύστημα Διαχείρισης Ασφάλειας Τροφίμων και το Σύστημα Διαχείρισης Ποιότητας.

Παράρτημα 1_Όροι και Ορισμοί

Επιθεώρηση: συστηματική, ανεξάρτητη και τεκμηριωμένη διεργασία για την απόκτηση τεκμηρίων επιθεώρησης και την αντικειμενική αξιολόγηση για να καθορίσει το βαθμό στον οποίο πληρούνται τα κριτήρια ελέγχου.

Κριτήρια ελέγχου: το σύνολο των πολιτικών, διαδικασιών ή απαιτήσεων που χρησιμοποιούνται ως σημείο αναφοράς των στοιχείων του ελέγχου.

Τεκμήρια επιθεώρησης: αρχεία, δηλώσεις γεγονότων ή άλλες πληροφορίες που σχετίζονται με τα κριτήρια ελέγχου και είναι επαληθεύσιμα.

Ευρήματα επιθεώρησης: τα αποτελέσματα της αξιολόγησης των τεκμηρίων της επιθεώρησης που συλλέγονται με βάση τα κριτήρια του ελέγχου.

Συμπεράσματα επιθεώρησης: το αποτέλεσμα της επιθεώρησης, μετά την εξέταση των στόχων του ελέγχου και όλες τις διαπιστώσεις του ελέγχου.

Επιχείρηση/οργανισμό: οργανισμός ή το πρόσωπο που ζητεί έλεγχο.

Επιθεωρούμενος: οργάνωση η οποία ελέγχεται.

Επικεφαλής Επιθεωρητής/ Επιθεωρητής: πρόσωπο που διεξάγει έλεγχο.

Ομάδα Επιθεώρησης: ένας ή περισσότεροι επιθεωρητές που διεξάγουν επιθεώρηση, με την υποστήριξη αν χρειαστεί από τεχνικούς εμπειρογνώμονες.

Τεχνικός Εμπειρογνώμονας: πρόσωπο που παρέχει ειδικές γνώσεις ή εμπειρογνωμοσύνη στην Ομάδα Επιθεώρησης (Σημείωση: Ειδικές γνώσεις ή εμπειρία είναι αυτή που σχετίζεται με την επιχείρηση/ οργανισμό, τη διεργασία ή δραστηριότητα που πρόκειται να επιθεωρηθεί).

Παρατηρητής: πρόσωπο που συνοδεύει την Ομάδα Επιθεώρησης.

Συνοδός: πρόσωπο που διορίζεται από τον επιχείρηση/οργανισμό για να βοηθήσει την Ομάδα Επιθεώρησης.

Πεδίο εφαρμογής της επιθεώρησης: έκταση και τα όρια της επιθεώρησης.

Πρόγραμμα επιθεώρησης: ρύθμιση για ένα σύνολο ενός ή περισσότερων επιθεωρήσεων που έχουν προγραμματιστεί με συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα και έχουν συγκεκριμένο στόχο.

Σχέδιο επιθεώρησης: περιγραφή των δραστηριοτήτων και των ρυθμίσεων μιας επιθεώρησης.

Αρμοδιότητα: ικανότητα να εφαρμοστούν οι γνώσεις και οι δεξιότητες για να επιτευχθούν τα επιδιωκόμενα αποτελέσματα

Σύστημα διαχείρισης: σύστημα για να καθορίσει την πολιτική και τους στόχους και για την επίτευξη των στόχων αυτών.

Πιστοποιημένος επιχείρηση/οργανισμό: οργάνωση της οποίας το σύστημα διαχείρισης έχει πιστοποιηθεί

Αμεροληψία: πραγματική και αντιληπτή παρουσία της αντικειμενικότητας

Μη συμμόρφωση: μη εκπλήρωσης μιας απαίτησης

Κύρια μη συμμόρφωση: μη συμμόρφωση που επηρεάζει την ικανότητα του συστήματος διαχείρισης για την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων (Σημείωση: οι μη συμμορφώσεις θα μπορούσε να χαρακτηριστούν ως κύριες στις ακόλουθες περιπτώσεις: αν υπάρχει σημαντική αμφιβολία ότι ο αποτελεσματικός έλεγχος της διεργασίας είναι σε ισχύ, ή τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες που θα καλύψουν τις συγκεκριμένες απαιτήσεις, μια σειρά από δευτερεύουσες μη συμμορφώσεις που σχετίζονται με την ίδια απαίτηση ή το θέμα θα μπορούσε να επιδείξει μια συστημική αποτυχία και ως εκ τούτου αποτελούν μια σημαντική μη συμμόρφωση. Μέγιστος χρόνος άρσης μιας Κύριας Μη Συμμόρφωσης ορίζονται οι 3 μήνες, από την ημέρα της επιθεώρησης. Όταν διαπιστωθεί ΚΜΣ σε επιθεωρήσεις επανελέγχου/ επαναπιστοποίησης, το πιστοποιητικό μπαίνει σε διαθεσιμότητα, έως την άρση της Μη συμμόρφωσης.

Δευτερεύουσα μη συμμόρφωση: μη συμμόρφωση που δεν επηρεάζει την ικανότητα του συστήματος διαχείρισης για την επίτευξη των επιδιωκόμενων αποτελεσμάτων. Μέγιστος χρόνος άρσης μιας Δευτερεύουσας Μη Συμμόρφωσης είναι οι 12 μήνες (επόμενη προγραμματισμένη επιθεώρηση, επιτήρηση ή επαναπιστοποίηση).

Σχήμα πιστοποίησης: σύστημα αξιολόγησης της συμμόρφωσης που σχετίζεται με τα συστήματα διαχείρισης με τα οποία, ισχύουν οι ίδιες απαιτήσεις που καθορίζουν ειδικοί κανόνες και διαδικασίες.

Χρόνος επιθεώρησης: ο χρόνος που απαιτείται για να σχεδιαστεί και να ολοκληρωθεί μια πλήρης και αποτελεσματική επιθεώρηση του συστήματος διαχείρισης του επιχείρηση/οργανισμό.

Διάρκεια επιθεώρησης πιστοποίησης συστημάτων διαχείρισης: μέρος του χρόνου της επιθεώρησης που δαπανάται για τη διεξαγωγή των δραστηριοτήτων ελέγχου από την Εναρκτήρια Συνάντηση μέχρι την Καταληκτική Συνάντηση.

Κωδικός: R1 7/19.10.2020